Как и когда формируются закрывающие документы
Закрывающие документы — акт и счет-фактура — формируются автоматически для всех рекламодателей, которые пополняют баланс eLama по договору на индивидуального предпринимателя или юридическое лицо. О том, как физлицу получить чек о пополнении баланcа eLama, читайте в отдельной статье.
С 1 июля 2024 г. услуги на платформе eLama оказывает ООО «СМБ-Сервис». По договорам с ООО «АДВ-cервис» и ООО «СМБ-Сервис» предоставляются отдельные пакеты закрывающих документов. Как и прежде, документы формируются только для договоров, с баланса которых были траты в прошлом месяце. В каждом пакете — акт, счет-фактура и детализация к акту.
Закрывающие документы для следующих рекламных систем формируются на основании данных о расходах внутри самих систем:
- Яндекс Директ
- Google Ads (с января 2021 г.)
- TikTok Ads (с января 2021 г.)
- ВКонтакте (с января 2021 г.)
- myTarget (с января 2021 г.)
- VK Реклама
- Telegram Ads (с апреля 2023 г.)
- Яндекс Навигатор, Яндекс Бизнес (с мая 2023 г.)
- WOWBlogger (с мая 2023 г.)
- Oohdesk DSP
- i-digital-direct
- Seowizard
- МТС Маркетолог
- SberAds
- Авито Реклама
- Gnezdo
- Wildberries
- Ozon
Например, рекламодатель перевел с баланса eLama в Google Ads 10 000 руб. За месяц он потратил только 3 000 руб. В закрывающих документах будут отражены 3 000 руб.
Закрывающие документы для остальных систем формируются на основании данных о переводах с баланса eLama на баланс рекламных систем. Например, рекламодатель перевел с баланса eLama в Яндекс Промостраницы 25 000 руб, а потратил 10 000 руб. В закрывающих документах будет отражена вся сумма перевода — 25 000 руб.
Когда формируются документы
Документы формируются до 15 числа месяца, который следует за отчетным. Например, закрывающие документы за июль будут готовы до 15 августа.
В течение первых недель месяца рекламные системы предоставляют eLama бухгалтерские документы по всем аккаунтам. Мы автоматически обрабатываем полученные данные и на их основании формируем закрывающие документы, которые затем выгружаем в кабинеты клиентов.
Когда документы сформированы, их электронные версии загружаются в личный кабинет eLama. Их можно скачать в разделе «Закрывающие документы».
Как формируются документы, если были пополнения от разных юрлиц
В eLama переводы с баланса на рекламную площадку не привязаны к конкретному юридическому лицу, а закрывающие документы формируются в порядке очередности поступления оплат от юридических лиц.
То есть вы переводите сумму с общего кошелька eLama на рекламный аккаунт, не привязывая это действие к конкретному юридическому лицу. Траты на рекламном аккаунте также не будут привязаны к конкретной организации.
Закрывающие документы в таких случаях формируются следующим образом: сначала полностью «закрывается» оплаченный ранее счет одного юридического лица и далее в хронологическом порядке начинает закрываться следующий счет от другого юридического лица и так далее.
Пока оплата от самого раннего пополнения юридического лица полностью не будет закрыта документами, другая организация по более позднему счету не сможет получить закрывающие документы, так как денежные средства по этому счету еще не расходовались.
Если вам необходим документ, в котором будет отображена непотраченная сумма, используйте для учета авансовый счет-фактуру.