Отчет для ЕРИР: загрузка данных об актах через excel-файл

Данные об актах по договору между агентством и клиентом для отчета в ЕРИР заполняются в excel-файле, а потом загружаются через специальную форму в разделе «Закон о рекламе». Вот как это сделать.

Если вы самостоятельный рекламодатель, eLama сама заполнит отчет

В разделе «Закон о рекламе» перейдите во вкладку «Отчеты» и выберите месяц, за который хотите заполнить отчет. Нажмите кнопку «Загрузить акты».

Нажмите «Скачать предзаполненный файл». Вы скачаете предзаполненный excel-файл, в котором уже указаны конечные рекламодатели для всех рекламных аккаунтов и расходы по ним, а также договоры. Часть этой информации вы заполнили в интерфейсе eLama в карточках рекламодателей и цепочках договоров, часть — сама eLama.

Заполнение файла с отчетом

Заполните шесть столбцов в предзаполненном файле:

• номер акта расчета с клиентом
• дату акта расчета с клиентом
• сумма расходов на рекламном аккаунте по акту eLama на конечного рекламодателя
• общая сумма акта расчета с клиентом
• сумма в акте с клиентом на конечного рекламодателя
• признак НДС в акте с клиентом

Остальные столбцы редактировать не нужно. Изменения в них все равно не попадут в отчет.

Если на момент выгрузки предзаполненого отчета будут обнаружены ошибки, вы увидите по ним информацию прямо в самом файле.

Как правильно заполнить в файле столбцы с суммами из актов

Сумма расходов на рекламном аккаунте по акту eLama на конечного рекламодателя. Для заполнения этого столбца, вам необходимо разаллоцировать сумму из акта eLama между рекламодателями. Укажите сколько из расходов на аккаунт по акту eLama было потрачено на рекламу каждого конечного рекламодателя.

Если на рекламном аккаунте размещается только один конечный рекламодатель, мы автоматически распределим на него все расходы по аккаунту из акта eLama.

Если на рекламном аккаунте размещаются несколько конечных рекламодателей, вам нужно будет самостоятельно определить какая часть суммы расходов к какому рекламодателю относится. Распределить суммы нужно так, чтобы сложив их, получилась сумма равная расходу на аккаунт по акту eLama.

Если сумма расходов на аккаунт по акту eLama на конечного рекламодателя не будет заполнена, то мы автоматически поделим её поровну на закрепленных за аккаунтом рекламодателей.

Общая сумма акта расчета с клиентом. В этом столбце укажите полную фактическую сумму акта, который вы выставили клиенту по вашему договору с ним.

Сумма в акте с клиентом на конечного рекламодателя. Для заполнения этого столбца, вам необходимо разаллоцировать сумму из вашего акта для клиента между рекламодателями. Укажите сколько из общей суммы акта для клиента было потрачено на рекламу каждого конечного рекламодателя. Если реклама конечного рекламодателя размещалась на нескольких рекламных аккаунтах, сумму не нужно разбивать по аккаунтам, нужно указать общую сумму на рекламодателя в нескольких строках напротив аккаунтов.

Пример:

Два рекламодателя ООО «Цветы» и ООО «Лютик» заключил договор с рекламным агентством ООО «Медиа» на 100 000 р., из них 60 000 р. заплатило ООО «Цветы» и 40 000 р. ООО «Лютик».

Агентство ООО «Медиа» передало заказ своему подрядчику ИП Иванову и перевело ему бюджет 120 000 р. на рекламу ООО «Цветы» и ООО «Лютик», из них 20 000 р. оплата услуг ИП Иванова..

ИП Иванов пополнил баланс eLama и запустил рекламу для ООО «Цветы» и ООО «Лютик».

После того как реклама отработала, eLama выставила ИП Иванову акт на 100 000 р. ИП Иванову надо заполнить в Отчете для ЕРИР:

• Расходы на аккаунт по акту еЛама. Необходимо указать, что из суммы по акту eLama относится к ООО «Цветы», а что к ООО «Лютик». ИП Иванов заполняет, что 60 000 р. относится к ООО «Цветы» и 40 000 р. ООО «Лютик».
• Общая сумма акта с клиентом. Эта сумма акта, котору ИП Иванов выставил ООО «Медиа» — 120 000 р.
• Сумма на конечного рекламодателя по акту с клиентом. Необходимо указать, что из суммы по акту между ИП Ивановым и ООО «Медиа» относится к ООО «Цветы», а что к ООО «Лютик». ИП Иваной заполняет, что 60 000 р. относится к ООО «Цветы» и 40 000 р. ООО «Лютик».

Загрузка заполненного отчета

Файл с заполненной информацией прикрепите в интерфейс. Не нажимайте сразу «Загрузить» — сперва eLama должна его обработать и проверить на ошибки, на это понадобится время.

Если в файле есть ошибки, вы увидите их в этом же окне.

Если файл заполнен правильно, но он слишком большой или в нем слишком много строк, окно может показать ошибку. В таких ситуациях пишите в Службу Заботы.

Когда файл прикрепится, вы увидите статус «Все документы загружены». Нажмите кнопку «Загрузить».

Если вы собираетесь отредактировать загруженные данные, отредактируйте их в excel-файле и загрузите его повторно.

Заново загруженный файл полностью заменит старый. Если вы уже загружали отчет, а теперь хотите его дополнить, скачайте предзаполненный файл еще раз, дополните и загрузите в eLama.

То же самое и с другими изменениями: если вы добавили в отчет карточки рекламодателя и новые договоры с клиентом, заново скачайте предзаполненный файл и дозаполните в нем пять столбцов.

Возможные ошибки в отчете

Статус строки	Описание ошибки	Причина ошибки	Как исправить ошибку
	Указали ваш договор с eLama как договор конечного рекламодателя. Чтобы указать другого рекламодателя, привяжите его карточку к аккаунту. Убедитесь, что она добавлена в цепочку договоров.	Возможные причины ошибки: Карточка рекламодателя не привязана к аккаунту. Карточка рекламодателя привязана к аккаунту, но не создана цепочка с использованием карточки рекламодателя. eLama не смогли определить конечного рекламодателя для отчета ЕРИР. В этих случаях мы подставим договор с eLama на который выставлен акт.	Необходимо проверить, чтобы договор с конечным рекламодателем совпадал с карточкой рекламодателя привязанной к РА. Чтобы исправить ошибку необходимо проверить: 1. Привязана ли карточка рекламодателя к рекламному аккаунту: - если да, то переходим к шагу 2. - если нет, то нужно привязать карточку рекламодателя к рекламному аккаунту и далее создать с ней цепочку договоров. 2. Создана ли цепочка договоров с договором между вами и eLama: - если да, проверьте, что номер договора с eLama в цепочке совпадает с номером договора в отчете. Если не совпадает, создайте цепочку с договором eLama как в отчете. 3. Совпадает ли карточка рекламодателя привязанная к рекламному аккаунту и карточка рекламодателя добавленная в цепочку договоров: - если нет, то создайте цепочку с договором eLama, номер которого указан в отчете и привяжите к нему карточку рекламодателя, закрепленную за рекламным аккаунтом.
	Указана не вся информация об акте с клиентом.	Не заполнены один или несколько параметров по акту с вашим клиентом: номер акта дата акта сумма акта признак НДС	Проверьте целостность заполнения данных по акту с вашим клиентом и заполнить недостающие данные.
	Вы указали один и тот же акт с клиентом в разных строках, но его общая сумма отличается. Она должна быть одинаковой во всех строках, относящихся к этому акту.	Для акта с клиентом с одним и тем же номером в разных строках отчета указана разная общая сумма акта или признак НДС.	Проверьте общую сумму и признак НДС для акта с вашим клиентом в каждой строке отчета.
	В разных строках сумма на конечного рекламодателя по акту с клиентом отличается. Она должна быть одинаковой во всех строках, относящихся к одному и тому же рекламодателю и одну и тому же акту с клиентом.	Для одного акта с клиентом в разных строках отчета указана разная сумма на конечного рекламодателя по акту с клиентом.	При возникновении этой ошибки рекомендуем проверить сумму на конечного рекламодателя по акту с клиентом в каждой строке отчета.
	Перед отправкой отчета расходы по акту eLama будут поделены поровну между рекламодателями. Вы заполняли отчет вручную, но общая сумма расходов не сходится с актом eLama.	К рекламному аккаунту привязано несколько рекламодателей и сумма распределенная вами между всеми конечными рекламодателя по акту eLama меньше или больше, чем общая сумма расходов на аккаунт по акту eLama.	Распределите сумму между всеми конечными рекламодателя по акту eLama так, чтобы обща сумма была равна сумме расходов на рекламный аккаунт по акту eLama.
	Укажите договор с клиентом и убедитесь, что он привязан к eLama-договору из этой строки отчета	Ошибка возникает, если не заполнена цепочка договоров.	Создайте цепочку договоров, где будут указаны: 1. Договор с eLama, на который сформированы акты в отчетный месяц и который указан в отчете. 2. Договор с конечным рекламодателем. Для этого прикрепите к цепочке карточку рекламодателя, которая закреплена за рекламным аккаунтом, по которому выходит данная ошибка. 3. Договор между вами и клиентом. Если после прикрепления карточки рекламодателя в цепочке не появился статус, что она полная, заполните промежуточный этап в цепочке. Данные из цепочки подтянутся в отчет только тогда, когда она будет иметь статус «Цепочка полная».
	Укажите данные по акту с клиентом.	Не заполнены никакие данных по акту с вашим клиентом. В строке отсутствуют: номер акта дата акта сумма акта признак НДС	Чтобы исправить ошибку необходимо заполнить данные по акту с вашим клиентом.